Quản lý thu chi gia đình bằng Excel, tại sao không?

Posted by Linye Ngày 15 tháng 07 năm 2010

Là người quan tâm đến tiền bạc của mình, ắt hẳn bạn đã từng tìm kiếm và thấy rằng hiện tại trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý, cập nhật các khoản thu chi cá nhân , gia đình như phần mềm AceMoney, Quicken Deluxe, Microsoft Money Deluxe, TurboCASH... Đa số các phần mềm này là của nước ngoài nên thật sự không phù hợp với cách chi tiêu của người Việt từ giao diện cho đến cách thức cập nhật. Gần đây, một số công ty phần mềm Việt cũng đã bắt đầu cho ra đời một số phần mềm tài chính gia đình. Tuy nhiên, những phần mềm này vẫn được đánh giá là khó dùng và có vẻ như không được các công ty phát triển ra nó coi trọng.

Theo Linye, cách thức cập nhật, theo dõi các khoản chi tiêu, đầu tư của gia đình chịu ảnh hưởng rất lớn bởi đặc thù tài chính của từng gia đình cũng như quan điểm quản lý tiền bạc của người dùng. Ví dụ, nếu như gia đình bạn (2 vợ chồng và con) sống độc lập thì bạn sẽ có nhu cầu quản lý chi tiêu khác với việc gia đình bạn cùng chung sống với bố mẹ, anh chị em trong 1 mái nhà chung. Trong mái nhà chung đó, nếu bạn có vai trò quán xuyến toàn bộ hoạt động tài chính của gia đình thì sẽ có nhu cầu quản lý khác với trường hợp bạn chỉ là 1 phần tử chỉ có nghĩa vụ đóng góp 1 phần vào chi phí chung của gia đình. Trong việc quản lý tiền đầu tư cũng vậy, mỗi loại hoạt động đầu tư đều có cách thức theo dõi và quản lý khác nhau. Ví dụ đối với cổ phiếu niêm yết trên sàn, toàn bộ hoạt động mua/ bán của bạn được cập nhật đầy đủ và có báo cáo chi tiết khi cần, do vậy, nhu cầu cập nhật vào hệ thống quản lý của bạn sẽ khác với các cập nhật việc mua bán các chứng khoán OTC, các mua bán giấy tay (chỉ có ở Việt Nam ^_^). Chưa kể đến việc tự nhiên, thằng bạn hỏi mượn tạm bạn 1 số tiền trong 3 tháng, bạn mượn của cha mẹ 1 số tiền để sử dụng... bạn sẽ theo dõi như thế nào để phân biệt với các khoản vay, nợ ngân hàng chính thức khác? Nói lên điều này để thấy được rằng nhu cầu cập nhật, quản lý dòng tiền cá nhân, gia đình rất muôn hình vạn trạng. Có thể bằng cách này hoặc cách khác, các phần mềm quản lý tài chính gia đình đều có thể đáp ứng được nhu cầu cập nhật dòng tiền, nhưng không thể thoả mãn được nhu cầu theo dõi, quản lý và quan trọng hơn hết là người dùng không cảm nhận trực quan được những con số mình nhập vào phần mềm chạy như thế nào trong dòng tiền ngoài những báo cáo khô khan mà phần mềm trích xuất cuối kỳ. 

Thực sự việc cập nhật các khoản thu chi của mỗi cá nhân, gia đình cụ thể thường không có gì phức tạp. Thu thì ghi thu, chi thì ghi chi. Vấn đề quan trọng là việc cập nhật phải dễ dàng cho thấy được tình hình tài chính hiện tại của gia đình, trước tiên là số tiền mặt hiện tại còn bao nhiêu, thu từ các khoản gì, chi từ các khoản gì, cập nhật như vậy có đúng và đầy đủ chưa, nếu có phát sinh nhu cầu quản lý mới thì dễ dàng chỉnh sửa hệ thống cho phù hợp... Trên cơ sở những kinh nghiệm bức xúc một vài năm của Linye về quản lý tiền của bản thân, một vài lý luận về quan điểm quản lý tài chính cá nhân của "Rich Dad - Poor Dad" và một ít kiến thức về Excel, Linye đã thiết kế hoàn chỉnh hệ thống quản lý dòng tiền cho gia đình mình và hoàn toàn có thể dễ dàng tinh chỉnh cho phù hợp với các nhu cầu cập nhật, quản lý khác nhau.

Bạn có thể download file excel Quanlytienđây.

Trước tiên, Linye xin giới thiệu sơ bộ về bố cục của file excel quản lý tiền

Dữ liệu trong file excel Quanlytien có thể chia làm 3 khối:

Khối 1 (từ cột A đến cột AD): dùng để cập nhật các khoản thu chi của gia đình. Bạn có thể lựa chọn thời đoạn cập nhật theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng tuỳ theo nhu cầu của mình (chọn nút xổ ở ô F2). Theo kinh nghiệm cá nhân của Linye thì nên cập nhật hàng tuần thì phù hợp thực tế hơn vì cập nhật hàng ngày sẽ mất nhiều thời gian và thực tế là bạn không cần có nhu cầu quản lý thu chi chi tiết đến từng ngày; cập nhật hàng tháng thì quá lâu và bạn sẽ khó nhớ được các khoản đã chi tiêu trong tháng.

Khối 2 (từ cột AF đến cột AQ): dùng để tổng hợp các số liệu bạn đã cập nhật từ khối 1 theo thời đoạn báo cáo. Khi quản lý các khoản thu chi gia đình, sau khi bạn cập nhật trong khối 1, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ các khoản thu chi của gia đình theo thời đoạn cập nhật (ví dụ theo tuần). Tuy nhiên, bạn lại cần có nhu cầu thống kê các khoản thu chi hàng tháng, hàng quý để thấy được tổng quan tình hình thu chi của bạn trên khung thời gian dài hơn để có thể lên các kế hoạch tài chính dài hạn. Toàn bộ các số liệu trong khối 2 sẽ tự động được tính toán từ các dữ liệu ở khối 1 để ra con số tổng hợp theo thời đoạn bạn muốn thống kê (ví dụ theo tháng, quý, 6 tháng, năm).

Khối 3 (từ cột AS đến cột BB): Khối này dùng để tổng kết tình hình các khoản tài sản đầu tư, các khoản nợ của bạn và gia đình. Đây chính là mục tiêu cuối cùng của việc quản lý dòng tiền của bạn: tổng giá trị tài sản bạn đã tích luỹ được là bao nhiêu? tăng giảm bao nhiêu so với kỳ trước? cơ cấu tài sản, nợ? khoản đầu tư nào lãi, khoản nào lỗ... Do công việc nhìn lại, cập nhật và đánh giá toàn bộ các khoản đầu tư, nợ của gia đình mất nhiều thời gian nên bạn không thể cứ cập nhật liên tục vào phần này mà chỉ cần cập nhật vào cuối các thời đoạn báo cáo đã chọn từ khối 2. Nói cách khác, khi đến thời điểm có số liệu tổng hợp các khoản thu chi theo thời đoạn báo cáo từ khối 2, bạn sẽ làm thêm 1 bước là cập nhật tình trạng các khoản đầu tư, các khoản nợ theo tình hình thực tế để cho ra các số liệu lãi, lỗ của các khoản đầu tư trong kỳ báo cáo.
Tiếp theo, Linye sẽ hướng dẫn từng bước thao tác trên file excel cũng như ý nghĩa của từng công thức để các bạn có thể vận dụng, tuỳ chỉnh cho phù hợp với đặc điểm quản lý của mình.

Bước 1: Thiết lập bộ khung hệ thống quản lý dòng tiền

Đây là bước thiết lập ban đầu nên hơi mất thời gian. bạn chỉ cần làm 1 lần để sử dụng dài hạn sau này.

Nhìn vào bảng tính excel, bạn có thể nhìn thấy Linye đã sử dụng rất nhiều màu sắc khác nhau cho các ô để dễ dàng phân biệt. Tuy nhiên, bạn chỉ cần quan tâm và nhớ đều này:
  • Các ô dữ liệu có màu xanh dương là dữ liệu bạn tự cập nhật vào và có ảnh hưởng đến kết quả tính toán dòng tiền.
  • Các ô dữ liệu màu trắng là dữ liệu thông tin bổ sung bạn cập nhật thêm vào nhằm mục đích quản lý riêng của bạn, không có tác động đến các công thức tính toán chung (ví dụ ghi lại số dư bằng ngoại tệ trong tài khoản tiết kiệm, cập nhật giá thị trường thời điểm hiện tại của các tài khoản chứng khoán... hoặc bất cứ nội dung gì bạn muốn theo dõi riêng trên bảng tính)
  • Tất cả các ô có màu còn lại là các ô chứa công thức tính toán, bạn không được thay đổi hay cập nhật gì vào đây mà chỉ được copy công thức sang ô bên cạnh để tính toán cho thời đoạn tiếp theo.
Bước 1.1: Xác định thời đoạn cập nhật, thời đoạn báo cáo

Như đã nói phần trên, tuỳ vào đặc điểm, nhu cầu cập nhật thu chi, thống kê số liệu để quản lý mà bạn lựa chon thời đoạn cập nhật, thời đoạn báo cáo cho phù hợp. Theo kinh nghiệm của cá nhân, Linye cho rằng thời đoạn cập nhật là hàng tuần và thời đoạn báo cáo là hàng quý (3 tháng) là phù hợp cho việc cập nhật, theo dõi, quản lý dòng tiền. Toàn bộ hướng dẫn từ đây trở về sau sẽ dựa trên thời đoạn cập nhật là tuần và thời đoạn báo cáo là quý. Nếu bạn lựa chọn thời đoạn khác thì cách làm cũng tương tự.

Click vào ô F2, chọn "Tuần". Click vào ô AG1, gõ số 3.

Bước 1.2: Khai báo thời điểm cập nhật đầu tiên, thời điểm báo cáo đầu tiên

Ví dụ bạn bắt đầu cập nhật dữ liệu từ tuần 26/7/2010 - 01/8/2010 trở đi, bạn gõ ngày 01/8/2010 vào ô E1 (Lưu ý format ngày tháng chính xác. Trong bảng tính, Linye dùng format tiếng Anh để dễ phát hiện khi nhập ngày tháng sai format). Nếu để ý, bạn sẽ thấy ngày 01/8/2010 là ngày Chủ nhật vì thông thường việc cập nhật vào chiều ngày Chủ Nhật sẽ dễ thực hiện do ai cũng có thể có thời gian rảnh vào lúc này. Nếu bạn thích cập nhật vào 1 thời điểm khác trong tuần, bạn có thể chọn ngày kết thúc tuần là 1 ngày khác tuỳ ý.

Do bắt đầu cập nhật từ tháng 8/2010 nên thời điểm báo cáo tiếp theo là cuối quý 3 (tháng 9/2010). Bạn chọn ô AJ1, gõ vào ngày 01/9/2010.

Đến đây, bạn có thể nhận thấy rằng thời điểm kết thúc tuần cập nhật không phải lúc nào cũng là ngày cuối quý báo cáo. Do vậy, bạn cần phải chỉ cho Excel biết rằng tuần cập nhật nào mà bạn cho là tuần cuối cùng của quý báo cáo. Bạn hãy nhìn vào hàng 1 của Khối 1, bạn sẽ thấy các ngày cuối cùng của tuần cập nhật. Bạn lựa chọn ngày nào gần với thời điểm kết thúc quý nhất. Trong trường hợp ngày, Linye chọn tuần 03/10/2010. Bạn đếm xem trong thời đoạn báo cáo, có bao nhiêu tuần cập nhật. Trong trường hợp này là 10 tuần (từ cột F đến cột N). Sau đó, bạn chọn ô AJ210, gõ vào số 10. Bạn có thể thấy ô Ngày chốt số liệu AJ2 được tự động cập nhật thành ngày 03/10/2010.

Bước 1.3: Thiết lập các nội dung cập nhật.

Như đã giới thiệu ở bài Tài sản, tiêu sản và 3 ống heo của "Rich Dad-Poor Dad", bố cục của dòng tiền là Thu nhập chuyển vào 03 khoản ngân sách (Sinh hoạt, Đầu tư, Từ thiện) để thực hiện chi tiêu. Do vậy, bố cục từ dòng 3 đến dòng 18 là giống nhau với mọi trường hợp, không nên thay đổi.

Phần tiếp theo từ dòng 20 đến 31 (cột A có màu cam, từ giờ trở đi, Linye sẽ không nói dòng nữa mà chỉ nói phần của màu cột A vì dòng có thể thay đổi sau khi bạn thiết lập hệ thống): đây là phần ghi các dữ liệu về tình trạng tiền mặt hiện thời của gia đình (gồm tiền trong tài khoản và tiền mặt đang nắm giữ. Chỉ tính tiền VND (còn các khoản vàng, ngoại tệ đang giữ, Linye coi như là khoản đầu tư, không cập nhật ở đây). Bạn cập nhật tên các tài khoản ngân hàng bạn đang có vào cột B.

Nếu bạn cần cần chèn thêm 1 tài khoản ngân hàng, bạn copy 3 dòng trống cuối cùng của phần tài khoản ngân hàng rồi Insert copied Row ngay bên trên, bạn sẽ có thêm 3 dòng trống để điền thêm tài khoản ngân hàng bạn muốn bổ sung. Lưu ý, bạn chỉ nên copy dòng rồi Insert copied Row chứ không dùng Insert bình thường vì bạn cần copy theo nhiều công thức ở trên dòng đó (Xem demo).

Tất cả việc chèn thêm/ xoá đi dòng nội dung theo dõi trong bảng tính này đều làm tương tự như vậy và thao tác trên cả dòng Excel. Trong mỗi phần dữ liệu, Linye đều chừa 01 record trống ở cuối mỗi mục để bạn dễ dàng Copy, Insert thêm ngay phía trên khi cần thiết.

Phần kế tiếp là phần cập nhật thu nhập, chi tiêu (cột A có màu hồng):các bạn tự điền các khoản mục theo dõi, quản lý cho phù hợp với gia đình mình. Ô màu xanh dương là ô nhập dữ liệu, các màu khác là các công thức tổng. Cách thêm và xoá các khoản mục tương tự như huớng dẫn ở trên.

Phần tiếp theo là phần cập nhật các khoản đầu tư, các khoản nợ (cột A có màu xanh dương):
Đối với các khoản mục thu nhập, chi phí như trên, bạn chỉ cần nhập con số dương vào ô dữ liệu. Ví dụ: nhân lương 3 triệu đồng thì nhập số 3000 vào ô thu nhập lương; chi tiền thuê nhà 2 triệu đồng thì nhập số 2000 vào ô Chi phí nhà ở... Còn trong phần này, việc cập nhật phải thể hiện cả số âm và số dương. Số âm là tiền bạn lấy từ trong túi mình bỏ vào các khoản đầu tư, số dương là tiền từ các khoản đầu tư chảy trở lại vào túi mình. Ví dụ bạn bỏ ra 500 triệu mua nhà, bạn nhập con số -500000 vào ô Mua nhà ở. Bạn rút 10 triệu từ tài khoản đầu tư chứng khoán ABC, bạn ghi +10000 vào ô tài khoản CK ABC. Bạn được ngân hàng VCB giải ngân 20 triệu cho vay, bạn ghi +20000 vào ô Vay tiêu dùng VCB. Bạn trả góp nợ ngân hàng EAB 2 triệu, bạn ghi -2000 vào ô Vay EAB. Bạn thấy đó, chỉ có những ô màu xanh dương mới có tác động đến dòng tiền của bạn, còn những ô màu trắng chỉ nhằm mục đích cập nhật thêm các thông tin ngoài lề phục vụ cho việc quản lý riêng của bạn. Đơn vị tính sử dụng là x1000 đồng.
Về các khoản mục lớn trong phần này, Linye chia làm 5 phần, trong đó, 3 phần đầu là phân loại các tài sản đầu tư (theo tiêu chuẩn đã đề cập trong sách "Dạy con làm giàu"), phần thứ 4 là theo dõi các khoản nợ vay. Phần thứ 5 là Linye đề nghị thêm vào cho phù hợp với thực tế trong cuộc sống: Các khoản vay mượn tạm thời. Thực tế, những việc vay mượn tạm thời này thường xuyên xảy ra, nếu không có khoản mục theo dõi riêng sẽ làm dòng tiền của gia đình bị lệch khi cập nhật. Nếu để lẫn vào những phần khác (ghi tăng chi phí, sau đó ghi tăng lai thu nhập hoặc ghi vào khoản mục đầu tư, khoản mục nợ) thì sẽ làm việc tổng kết cuối cùng không chính xác bản chất sự việc.

Cuối cùng là phần các tiêu chí đánh giá hiện trạng tài sản/ nợ (cột A màu xanh lá cây): có lẽ bạn không cần phải điều chỉnh thêm gì về phần này.

Đến đây, bạn đã hoàn thành xong toàn bộ khung sườn của hệ thống quản lý tiền gia đình.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng tài sản


Đây là bước cập nhật vào cột Khởi đầu. Nếu bạn bắt đầu cập nhật từ tuần 26/7/2010 - 01/8/2010 thì đây là tình trạng tài chính của gia đình bạn tại thời điểm cuối ngày 25/7/2010. Cách cập nhật như sau:

Bạn nhìn lại tất cả các tài sản, tất cả các khoản nợ của bạn và gia đình (trong phạm vi chi phối của bạn) đang có. Ví dụ bạn đang ở trong ngôi nhà của bạn có giá trị là 500 triệu đồng, đang có tài khoản chứng khoán ABC 50 triệu (bao gồm cả tiền và chứng khoán trong tài khoản do công ty chứng khoán này không có liên kết với ngân hàng của bạn mở tài khoản), tài khoản sàn vàng ABC có giá trị còn lại là 20 triệu,  bạn có 1 sổ tiết kiệm 50 triệu, đang giữ 1000 USD tiền mặt (tỷ giá 19.000), đang có góp vốn 10 triệu vào kinh doanh công ty A, Có khoản dư nợ tiêu dùng 30 triệu Ngân hàng VCB, đang có khoản vay tạm của cha mẹ 100 triệu đồng; đang cho Anh Ba mượn tạm 20 triệu, tiền mặt đang giữ là 5 triệu đồng, tiền trong tài khoản A là 3 triệu đồng, thấu chi âm tài khoản B -4 triệu đồng. Bạn cập nhật như sau (toàn bộ nhập vào cột Khởi đầu):

ghi -500000 vào dòng đầu tư Nhà của bạn.
ghi -50000 vào dòng đầu tư Tài khoản chứng khoán ABC
ghi -20000 vào dòng đầu tư Tài khoản sàn vàng ABC
ghi -10000 vào dòng đầu tư Kinh doanh Cty A
ghi -50000 vào dòng Đầu tư Tiết kiệm, ghi thêm 50000 vào dòng màu trắng VND bên dưới
ghi thêm -1000*19 vào dòng Đầu tư Tiết kiệm (công thức trong dòng này bây giờ là -50000-1000*19), ghi thêm 1000 vào dòng màu trắng USD.
ghi + 30000 vào dòng Nợ Ngân hàng VCB
ghi + 100000 vào dòng Vay mượn tạm thời Cha mẹ
ghi -20000 vào dòng Cho Anh Ba vay
ghi + 3000 vào dòng Chuyển vào Tài khoản A
ghi +4000 vào dòng Chuyển ra Tài khoản B
Sau khi cập nhật hết, bạn sẽ thấy dòng tiền mặt tự động cập nhật số -538 triệu đồng.
Do đó, để tiền mặt đúng như số tiền mặt hiện có, bạn cập nhật thêm vào dòng thu nhập thêm 538 triệu đồng + 5 triệu đồng. Linye đề nghị nhập vào dòng Thu nhập khác - Bất ngờ số 543000. Xem hình

Cuối cùng là bạn quyết định phân bổ số tiền mặt đang giữ (3tr TKA - 4000tr TKB + 5000tr tiền mặt = 4tr) cho 3 nguồn ngân sách. Giả sử bạn giữ lại cả 4 triệu cho ngân sách sinh hoạt, ngân sách đầu tư và từ thiện là 0 đồng, bạn gõ số vào các ô màu xanh dương của phần Ngân sách để số dư cuối cùng còn lại đúng số bạn mong muốn .Xem hình.

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong công đoạn cập nhật tình trạng tài chính hiện tại.

Bước 3: Cập nhật thu chi hàng tuần

Vào cuối mỗi tuần, bạn cần làm động tác cập nhật các khoản thu chi phát sinh cho từng khoản mục trong tuần. Bạn chỉ quét bảng tính theo hàng dọc, nhớ và gõ lại số tiền thu/chi vào từng khoản mục (ô tô màu xanh dương). Nếu bạn cập nhật đúng và đầy đủ, số dư tiền mặt cũng như số dư của các tài khoản ngân hàng cuối tuần sẽ tự động tính ra đúng số dư thực tế bạn đang giữ. Đây chính là cách để bạn kiểm soát được việc cập nhật của bạn có đúng và đầy đủ hay không.

Ngoài việc cập nhật thu chi trong tuần, mỗi lần có khoản thu, bạn sẽ phải xem xét coi nên phân bổ bao nhiêu cho ngân sách đầu tư, bao nhiêu cho ngân sách từ thiện, số tiền còn lại sẽ tự động tính vào cho ngân sách sinh hoạt . Nguyên tắc cơ bản là không được để ngân sách sinh hoạt bị âm. Điều đó có nghĩa là ngân sách sinh hoạt đã sài hết và sài lấn qua tiền của các ngân sách khác (đầu tư âm thì được ^_^!). Đây chính là điểm mấu chốt của hệ thống để giúp bạn kiểm soát thu chi. Bạn đặt mục tiêu mỗi tháng phải bỏ thêm vào ngân sách đầu tư 1 số tiền cụ thể và duy trì thực hiện. Đây chính là khoản tiền bạn tiết kiệm từ thu nhập hiện tại để phục vụ cho các mục tiêu đầu tư phát triển tài sản trong tương lai. Bạn phải kiềm chế mức độ chi tiêu của mình trong phạm vi số tiền còn lại để đảm bảo ngân sách sinh hoạt không bị âm. Nếu ngân sách sinh hoạt liên tục bị âm, bạn cần phải đánh giá lại mục tiêu tiết kiệm của mình liệu có quá sức so với thu nhập hay là bạn đã chi tiêu quá nhiều để có những cân nhắc, điều chỉnh phương án thực hiện. Ngân sách từ thiện thì Linye không muốn nói nhiều, đó là tuỳ lòng hảo tâm của bạn, nhưng bạn cũng nên có 1 mức mục tiêu cụ thể bỏ vào ngân sách này hàng tháng và có kế hoạch chi tiêu nguồn ngân sách này hợp lý.

Để tiếp tục cập nhật cho tuần sau, bạn đánh dấu và copy chọn cả cột dữ liệu của tuần đang cập nhật rồi paste sang cột kế tiếp. Nhớ xoá đi các dữ liệu đã cập nhật trong tuần này (ô màu xanh dương). Sau đó tiếp tục cập nhật các số liệu trong tuần sau.


Bước 4: Cập nhật, đánh giá tình trạng tài sản cuối kỳ báo cáo (trường hợp này là cuối quý)

Vào cuối tuần cuối quý, sau khi cập nhật xong các dữ liệu thu chi trong tuần, bạn có thể xem kết quả tổng kết các khoản chi tiêu của gia đình trong cả quý tại Khối 2 (có đồ thị). Ở 1-2 quý đầu tiên có vẻ đồ thị chưa có tác dụng nhiều, nhưng sau đó, bạn sẽ có thể hình dung rõ bức tranh thu nhập, chi tiêu của gia đình bạn tiến triển theo thời gian.

Một công việc quan trọng vào thời điểm cuối quý là bạn ngồi đánh giá lại tình hình thực hiện các khoản đầu tư, kết quả tích luỹ tài sản của gia đình trong quý là bao nhiêu, tăng hay giảm... Bạn kéo bảng tính đến xem khu vực Khối 3. Tại đây, bạn chỉ quan tâm các khoản mục về đầu tư, nợ (cột A có màu xanh dương) và khoản mục số dư ngân sách đầu tư.

Công thức chung tính tổng giá trị tài sản của bạn vào thời điểm này là
SỐ DƯ NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ + TỔNG GIÁ TRỊ CÁC KHOẢN ĐẦU TƯ + TỔNG GIÁ TRỊ CÁC KHOẢN NỢ (số âm) + TỔNG GIÁ TRỊ RÒNG CỦA CÁC KHOẢN VAY MƯỢN TẠM THỜI (có thể âm hoặc dương)

Số dư ngân sách đầu tư sẽ được tự động lấy từ dữ liệu bạn đã cập nhật
Giá trị các khoản đầu tư là do bạn tự đánh giá vào thời điểm cập nhật. Lưu ý, bạn nên cập nhật trên nguyên tắc thận trọng, đừng thổi phồng giá trị các khoản đầu tư mình đang có. Điều này sẽ làm bạn đánh giá sai lệch tình trạng tài chính hiện tại. Đặc biệt là các khoản đầu tư bất động sản, chỉ nên giữ giá trị cập nhật là giá mua ban đầu, chỉ ghi nhận lãi khi bạn thực sự bán được bất động sản đó. Lưu ý, cập nhật vào các ô màu xanh dương.
Giá trị các khoản nợ: bạn ghi lại số dư nợ thực tế hiện tại của từng khoản vay (không phải là số tiền bạn vay trừ cho số tiền bạn đã trả vì trong đó còn có lãi vay).
Giá trị ròng của các khoản vay mượn tạm thời: bạn chỉ cần lấy đúng giá trị hiện tại bạn đang vay/ cho vay cập nhật vào. Nó sẽ bằng đúng với con số Tổng (cột C) và đảo dấu, vì khi bạn mượn tiền (ghi số dương để tăng tiền của bạn lúc cập nhật hàng tuần) thi có nghĩa là bạn đang nợ khoản tiền đó (ghi âm) và ngược lại.

Sau khi cập nhật xong, bạn có thể xem kết quả tổng kết tình hình tài chính của gia đình, gồm:
+ Tổng giá trị tài sản (tính như công thức trên)
+ Tổng giá trị đầu tư (bằng tổng của 3 khoản đầu tư ất động sản, chứng khoán và kinh doanh). Bạn có thể đầu tư ít hoặc nhiều hơn tổng tài sản của mình.
+ Tổng các nợ của bạn: bằng tổng số tiền bạn nợ vay ngân hàng + số tiền vay mượn tạm thời + số dự ngân sách đầu tư. Bạn có thể nợ ngân hàng 1 con số lớn, nhưng bạn đang giữ tiền mặt tại ngân sách đầu tư lớn và cho bạn bè vay mượn tạm thời nhiều nên con số nợ cuối cùng tổng kết có thể nhỏ. Tuy nhiên, đây là lúc bạn cần coi lại hiệu quả sử dụng tiền của mình và nên tìm cách trả bớt nợ để giảm áp lực lãi vay.

Tiếp theo là phần đánh giá tài sản tích luỹ trong kỳ. Đây là câu hỏi quan tâm nhất của bạn khi quản lý tiền bạn. Sau những nổ lực của gia đình, trong quý vừa rồi, gia đình đã tích luỹ được bao nhiêu tài sản? CÔng thức như sau:
TỔNG TÀI SẢN TÍCH LUỸ TRONG KỲ = TỔNG SỐ TIỀN TIẾT KIỆM ĐƯỢC TỪ THU NHẬP CHUYỂN VÀO NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ + TỔNG SỐ LÃI/LỖ TỪ HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG QUÝ  (trong đây bao gồm cả các khoản lãi vay do vay nợ)

Tổng số tiền tiết kiệm thì chỉ cần SUM toàn bộ các khoản đã nộp vào Ngân sách đầu tư trong quý.
Lãi lỗ các hạng mục đầu tư tính theo công thức sau:
LÃI/LỖ = GIÁ TRỊ TÀI SẢN/NỢ CUỐI KỲ - GIÁ TRỊ TÀI SẢN/NỢ ĐẦU KỲ (chính là cuối kỳ trước) + DÒNG TIỀN RÒNG CỦA HẠNG MỤC ĐẦU TƯ/NỢ TRONG KỲ (chính là SUM các khoản thu chi phát sinh của hạng mục đầu tư đó trong quý)

Công thức trên đã được tạo sẳn trong bảng tính, bạn chỉ cần copy và paste vào ngay bên dưới hạng mục đầu tư/nợ cần tính lãi/lỗ để xem chi tiết cho từng khoản mục.

Tương tự, để cập nhật cho quý tiếp theo, bạn chỉ cần copy toàn bộ cột của quý hiện tại và paste  các công thức vào cột kế bên. Linye không tạo sẳn từ trước vì để cho file nhẹ. Nếu số cột trong Khối gần cập nhật hết, bạn tự insert thêm để mở rộng bảng tính (đánh dấu chuột vào cột cuối cùng của khối để insert). Để thuận tiện, mình sử dụng file excel 2003. Tuy nhiên, excel 2003 bị khống chế số cột tối đa. Vì vậy, khi bạn cập nhật nhiều và đạt đến mức độ tối đa về số cột của Excel, bạn có thể mở 1 file mới làm lại từ đầu hoặc chuyển sang sài Excel 2007 (không còn bị khống chế nữa).

Cuối cùng, khi sử dụng, bạn clcik vào ô B2, chọn Filter Non-blank để giấu những dòng không cần thiết (các dòng trống dùng để copy, insert copied row khi bạn thiết lập hệ thống). Bảng tính của bạn sẽ trông đẹp mắt hơn.

Nếu có gì thắc mắc, xin để lại comments bên dưới, mình sẽ cố gắng giải đáp cho các bạn.

40 comments

supercoi nói...

Mình đã tải về, vừa thiết lập xong số liệu báo cáo khởi đầu. Tổng quan bảng tính của Linye rất Việt, khá đầy đủ các chỉ tiêu cần theo dõi và là bảng tính mở có thể thêm, bớt các chỉ tiêu cho phù hợp với từng đối tượng cụ thể. Nếu thật sự công dụng bảng Ecxel này như Linye đã giới thiệu thì đây là công cụ rất hay cho những thích làm chủ được đồng tiền của mình. Chúc bạn sức khỏe và thành công với Blog rất hay của mình. Thanks

Linye nói...

Cảm ơn bạn. Nếu có vướng mắc hoặc góp ý gì trong quá trình sử dụng, xin bạn phản hồi lại để giúp mình hoàn thiện thêm.

tanvnit nói...

bài này rất hay . cám ơn bạn .

misstoan nói...

Bài viết của bạn rất hay nhưng hơi bị khó hỉu...

Linye nói...

Khi viết xong, minh cũng thấy khó hiểu. Do đó, mình đã cố gắng thêm vào nhiều hình ảnh minh hoạ. Chắc một lúc nào đó phải viết lại theo hướng dễ hiểu hơn. :)

Nặc danh nói...

Cảm ơn bạn đã chia sẻ phần mềm này

thanh nói...

cai nay minh co the quan ly chi tieu cho tiem net duoc hem,

Linye nói...

Nếu để quản lý chi tiêu tiệm net thì bảng tính này không phù hợp lắm. Bạn có thể tìm và tham khảo thêm các bảng tính khác chuyên về quản lý chi tiêu tiệm net trên mạng thì sẽ phù hợp với mục đích của bạn hơn.

Hải nói...

minh tham khao roi, tuy chua that su di vao su dung nh minh thay rat bo ich, cam on ban nhieu, tuy nhien o ô D35 ban chua dung ham, ban sua lai, minh co them 1 cau hoi nua la neu nhu minh bat dau su dung tu ngay 1-1-2011 thi minh thay no chi co den tuan cuoi cung cua thang thu 5 vay minh phai lam sao neu xai het thang 5 do. do minh cung ko ranh execl lam nen ban giup do voi. hai 0933.221.448

Linye nói...

@Hải: Bạn chỉ cần copy cột cuối cùng rồi insert copied cells vào ngay cột vừa copy
(click phải chuột vào tiêu đề của cột, ví dụ click vào chữ AA -> chọn copy, sau đó tiếp tục click chuột phải vào cột AA -> chọn insert copied cells.)

Nặc danh nói...

Bài viết của bạn rất hay và hữu ích! Rất cảm ơn bạn vì điều đó! Nếu được bạn có thể tách riêng thành từng sheet một cho thuận tiện(sheet nhập liệu, sheet view dữ liệu riêng chẳng hạn)

Nặc danh nói...

bảng excel này hay wa', bao giờ có bảng mới Linye chia sẻ mọi người cùng dùng nhé, sao bạn thêm luôn sheet hướng dẫn bên cạnh, rồi ghi tên bản quyền vào :D

Minh Toan nói...

Mình đã và đang tiếp tục đọc Cha giàu - Cha nghèo. Mình thấy bạn đã khá thấm nhuần các hướng dẫn của Robert rồi đấy, hihi. Cám ơn bạn đã chia sẻ file excel rất hay. Ai mới lập lần đầu sẽ rất thất vọng về tài sản thực sự của mình. Hi. Tuy nhiên, mình thắc mắc chút xíu: hiện tại chủ yếu tiền của mình đang ở 03 dạng đầu tư: tiết kiếm, cho mượn (không lãi suất), góp vốn kinh doanh (chưa sinh lãi),nên số tiền mình đang bị (-). Nhưng đây là tài sản của mình, bạn có hướng dẫn nhập vô cột thu nhập bất ngờ để cân bằng lại. Ý của bạn ở đây là điểm khởi đầu mình đưa về giá trị (0) đúng không? Và tiền mặt mình nên rót vào quỹ đầu tư định kỳ, và tiên đoán ngân sách sinh hoạt phải không?Bạn giải đáp giúp nhé. Cám ơn bạn nhiều. Chúc bạn thành công nhé.

Linye nói...

@Minh Toan:
1. việc nhập vào cột thu nhập bất ngờ: Ý của mình ko phải điểm khởi đầu = 0. Do khi thiết lập ban đầu, bạn cập nhật số tiền/ tài sản hiện có vào bảng theo dõi. Kết cấu của bảng tính là bạn phải mất tiền thì mới thu được tài sản. Do đó, đồng thời với việc nhập tài sản, bạn cần phải nhập luôn tài khoản thu nhập để đối ứng (trong trường hợp này là nhập vào tài khoản thu nhập bất ngờ vì có thể bạn không thể nhớ được là bạn tích luỹ tài sản đang có bằng những thu nhập nào). Nếu bạn không nhập tài khoản thu nhập mà chỉ nhập tài sản, ô tiền mặt của bạn sẽ bị trừ đi (âm) tương ứng. Do đó, bạn cần phải nhập vào ô thu nhập để ô tiền mặt bằng đúng giá trị tiền mặt bạn đang giữ.
2. Phân bổ ngân sách: việc phân bổ ngân sách sinh hoạt, đầu tư... là hoàn toàn theo kế hoạch/ cách thức quản lý tài chính của riêng bạn. Bạn muốn tích luỹ bao nhiêu, định kỳ hay đột xuất thì tuỳ hoàn cảnh của bạn. Thông thường thì nên phân bổ khi phát sinh thu nhập, vì khí đó, bạn có khoản tiền để phân bổ, nếu không thì bảng tính sẽ bớt tiền đang có từ ngân sách sinh hoạt để tăng cho ngân sách bạn đang muốn thêm tiền.

Nặc danh nói...

cảm ơn bạn vì chia sẻ này :)

Hong nói...

file này khá hay và chi tiết. Tuy nhiên theo khách quan mình thấy, nó tương đối rối khi nhìn vào kéo theo đó là phần hướng dẫn cũng khá dài. Những người "gà mờ" nhìn vào sẽ không thể hiểu được.
Nếu có thể bạn có thể chia nhỏ ra từng sheet, đơn giản hóa giao diện đi sẽ rất hay.
Dù sao cũng cảm ơn bạn.

AOE's nói...

Bạn đã đưa công tác quản lý tài chính của các Cty , tổ chức vào quản lý ngân sách chi tiêu trong gia đình. Rất cụ thể và thực tế. Bạn cũng đã rất chi tiết khi có phần hướng dẫn cụ thể. Cảm ơn bạn!

Nặc danh nói...

Hay! Thanks

Tony Mai nói...

mình cũng đã và đang đọc Rich Dad, sau khi doc xong bài viết của bạn, mình chợt nảy ra ý định nếu ai đó có thể viết một phần mềm thống kê tài chính tuân theo các ý tưởng của Rich Dad giống như game Cashflow thì tuyệt. cảm ơn bạn về bài viết và chương trình

phala nói...

Quoc Huy
Sao ô D35 và ô D104 ko có công thức vậy bạn ?

phala nói...

Các ô AM2,AL2 .... sao ko có ngày chốt số liệu vậy bạn ( do ko có hàm đó ). Mình kéo công thức từ ô AK2 sang mà cũng ko dc

Nặc danh nói...

Cảm ơn bạn. Bài viết cực kì bổ ích. Mong có nhiều bài viết bổ ích nữa từ bạn ;)

Linye nói...

Q: Sao ô D35 và ô D104 ko có công thức vậy bạn ?
A: Cột D là cột chứa các giá trị khởi đầu của các hạng mục, nên việc tính công thức tổng không có ý nghĩa.

Q: Các ô AM2,AL2 .... sao ko có ngày chốt số liệu vậy bạn ( do ko có hàm đó ). Mình kéo công thức từ ô AK2 sang mà cũng ko dc
A: Bạn copy cả cột AK sang cột AM, AL... Sau đó cập nhật số tuần trong quý vào ô AM210, AL210 (thường thì 1 quý có 12 hoặc 13 tuần tuỳ bạn muốn chốt dữ liệu quý vào ngày nào).

Nặc danh nói...

CÁM ƠN VỀ BÀI VIẾT RẤT HỮU ÍCH!!

Nặc danh nói...

hay.cam on nguoi viet!

marie nói...

Tuy minh chua hieu lam cach su dung phan mem nay, nhung minh rat cam on ban da chia se cho moi nguoi mot bai viet huu ich.
Chuc ban som co nhieu bai viet hay!

Nặc danh nói...

Bài viết rất hay, nhưng để một người bình thường ít kỹ năng nhìn vào và làm theo được là khó khăn. Vì vậy mình hy vọng bạn có thể đơn giản hóa thêm nữa để nâng cao tính ứng dụng sản phẩm của chính mình. Và cám ơn nhiệt tâm của bạn một lần nữa.!

tuancbr nói...

rất rất hay...cám ơn bạn về file excell và bài viết nhé !

superman nói...

cám ơn bạn đã cho mọi người một công cụ bổ ích.từ nay việc quản lý taì chính sex trở nên dêz dàng hơn rất nhiều. thanks

Marc nói...

Cám ơn bạn đã share một công cụ bổ ích!

Nặc danh nói...

Cảm ơn bạn, tôi đã tải và thiết lập cơ bản. Có nhiều thứ phải kiểm soát trong đó có việc quản lý tài chính cá nhân. đặc biệt trong hoàn cảnh khó khăn như thế này.
Một lần nữa cảm ơn bạn vì đã chia sẻ công cụ có ích. Chúc bạn mạnh khỏe !

Hoàng Tiến nói...

Bài viết rất hữu ích
http://tienhk.blogspot.com

Trinh Van Thao nói...

Bài viết rất hay, cảm ơn bạn!

Bạn có thể upload lên file đã cập nhật một số tuần tiếp theo để mình tham khảo được không?

Chúc bạn thành công!

tan nói...

-Sao chỗ KP115 mình không biết điền gì vào "phát sinh ròng trong kỳ"
+công thức tính lãi/lỗ của hạng mục đầu tư trong kỳ (copy ngay bên dưới hạng mục đầu tư cần tính)
= Cuối kỳ - Đầu kỳ + phát sinh ròng trong kỳ

Nặc danh nói...

Mình chọn thời đoạn cập nhật ''ngày'' và thời đoạn báo cáo là 1 Bắt đầu từ ngày 10/6/2013 nên khi chọn ô AJ210, gõ vào số 1. Nhưng ô Ngày chốt số liệu AJ2 không thấy tự động cập nhật là ngày 01/7/2013 là vì sao vậy ban. Mong ban giải đáp giúp. Chúc bạn thành công

Dũng Văn nói...

bài viết rất hay ad, nhưng để biết thêm về kỹ năng quản lý thu chi thì ad có thể đến với kỹ năng quản lý của trung tâm SAM, trung tâm chuyên đào tạo kỹ năng quản lý và nhiều năng khác

shop quan ao nói...

Rất hay và có ý nghĩa cám ơn admin nhé

Nặc danh nói...

Ban co phan mem xai tren dien thoai khong? Se tien ich va su dung rong rai hon

Khánh Phạm Quang nói...

hihi

Khánh Phạm Quang nói...

có skype ko mình nc chút

Đăng nhận xét

Rất mong nhận được ý kiến đóng góp, phản hồi của các bạn để Blog được hoàn thiện hơn.